Na wciąż rozwijającym się rynku consultingowym istnieje cała grama firm oferujących pomoc oraz doradztwo przy wypełnieniu wniosku unijnego na rzecz potocznego dofinansowania z unii. Oczywiście, jakość jego wypełnienia zależy od kompetencji, doświadczenia oraz współpracy firmy doradczej z wnioskodawcą. 

Warto zacząć od zapoznania się z definicją  zarządzania projektami. Trocki w książce „Nowoczesne zarządzanie projektami” wskazuje, iż „funkcjonalne zarządzanie projektami zajmuje się poszukiwaniem odpowiedzi na następujące pytania: co jest przedmiotem projektu, jakie cele powinny być osiągnięte, jakie zadania, w jakiej kolejności i w jakich terminach muszą być w związku z tym wykonane, jakie zasoby powinny być zaangażowane do realizacji projektu i jego poszczególnych zadań, jakie środki finansowe powinny być zaangażowane i jak powinny być rozdysponowane.” Ponadto procesy zarządzania projektami można zgrupować w 5 kategorii:

1. procesy inicjacji – ustanowienie projektu, faza rozpoczęcia i przekazania decyzji zespołowi realizującemu;
2. procesy planowania – wymyślanie i opracowanie schematu działań prowadzących do wykonania produktu, będącego przedmiotem projektu;
3. procesy wykonawcze – koordynowanie ludzi i zasobów w celu wykonania projektu zgodnie z planem;
4. procesy kontrolne – monitorowanie prac i mierzenie postępu prac oraz podejmowanie działań korekcyjnych, gdy zachodzi taka potrzeba,
5. procesy zakończeniowe – formalna akceptacja wyników prac i przekazanie produktu do użytkowania.

W związku z tym zarządzanie projektem unijnym jest serią następujących po sobie procesów. Zaczyna się od sporządzenia dokumentacji konkursowej (wniosek, biznesplan, załączniki, analiza finansowa). Drugim krokiem są uzupełnienia poprawek, które pojawiają się na etapie oceny wniosku. Następnie przychodzi czas na realizację i koordynowanie wniosku, rozliczanie finansowe, ewaluację i audyt projektu oraz inne podprocesy w zależności od indywidualnej specyfikacji projektu.

Należy zdawać sobie sprawę, że cały proces aplikacji o dotacje jest zajęciem skomplikowanym, czasochłonnym i wymagającym dużego zaangażowania ze strony wnioskodawcy. Jak wynika z badań, polscy przedsiębiorcy nie posiadają wymaganego doświadczenia ani czasu aby efektywnie zrealizować podobne projekty. 

Dlatego, jak pokazują wyniki, skorzystanie z usług firm doradczych jest w pełni racjonalne i przynosi wymierne korzyści. Połączenie wiedzy teoretycznej z doświadczeniem zapewnia skuteczne i kompleksowe zarządzanie projektem we wszystkich jego fazach. Co ważniejsze na etapie realizacji projektów usługi doradcze w większości konkursów są kosztami kwalifikowanymi, co oznacza, że można otrzymać na nie refundację. Do takich konkursów zaliczają się nabory na projekty badawczo-rozwojowe, programy eksportowe, innowacyjne i wiele innych.

Prawidłowa realizacja projektu umożliwia otrzymanie przyznanej kwoty dofinansowania. Na dofinansowanie zarządzania projektem składa się:

• monitoring i nadzór nad realizacją inwestycji;
• pomoc w sporządzaniu niezbędnej dokumentacji;
• pomoc w realizacji procedur wyboru dostawców / wykonawców;
• rozliczanie finansowe inwestycji;
• realizacja projektu wg. założonego harmonogramu;
• monitoring realizacji założonych wskaźników projektu;
• pomoc w obsłudze korespondencji z Instytucją Pośredniczącą.

Przedsiębiorstwo wydające pieniądze na ten cel musi mieć pewność, że rzeczywiście firma doradcza zna się na rzeczy i posiada odpowiednią wiedzę. Dlatego  warto sprawdzić co o InServices piszą dotychczasowi  klienci i partnerzy.

Źródła:

1. Trocki, Nowoczesne zarządzanie projektami. , Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2012
2. Szyjewski, Metodyki zarządzania projektami informatycznymi. , Placet, Warszawa 2004