Projektem możemy nazwać każde zaplanowane działanie, które ma jasno określony cel. Osiągnięcie tego celu wymaga wykonania różnych czynności, które powinny być komplementarne oraz zachodzić w odpowiednim czasie. Kluczem do zakończenia projektu sukcesem jest właśnie skuteczne zarządzanie.

Pierwszym etapem powinna być identyfikacja projektu, która powinna zawierać:

• Diagnozę stanu

Kluczowe jest ustalenie, jakie są ogólne zamierzenia planowanego działania. Ważne jest również, aby dokładnie określić, czy posiadamy niezbędne do realizacji projektu zasoby (sprzęty, środki finansowe etc.) lub czy możemy je w krótkim czasie pozyskać. Istotne jest ustalenie, czy jest zapotrzebowanie na efekt identyfikowanego projektu oraz czy konkurencja nie jest zbyt mocna. Trzeba także przeanalizować zagrożenia, które mogą zablokować lub utrudnić przeprowadzenie działań niezbędnych do zakończenia projektu sukcesem. Na podstawie takiej analizy należy następnie stworzyć kilka alternatywnych scenariuszy działań, które mogą doprowadzić do osiągnięcia zamierzonego celu.

• Oczekiwane rezultaty projektu oraz sposoby ich oceny

W tym punkcie należy wyszczególnić dokładne cele projektu oraz rezultaty, które powinny wystąpić po osiągnięciu przewidzianych celów. Istotne jest określenie wpływu inwestycji na otoczenie zewnętrzne oraz sytuację Podmiotu realizującego projekt. Należy ustalić narzędzia oceny efektów projektu (mogą to być np. wskaźniki finansowe) oraz formę ich weryfikacji.

Drugim etapem, aby skuteczne zarządzanie miało sens, jest planowanie projektu.

Na tym etapie opracowywany jest plan projektu, który powinien zawierać harmonogram oraz budżet i sposób finansowania zaplanowanych działań. Należy określić czas realizacji oraz sposób kierowania projektem. Kluczem do sukcesu jest dobór odpowiedniego zespołu projektowego. W jego skład powinien wchodzić koordynator, do którego każdy z członków mógłby zwrócić się o poradę lub pomoc. Ponadto ważne jest konkretne ustalenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych pracowników oraz podział zadań. Ważne w grupie projektowej są: komunikacja i swobodny dostęp do informacji, a także dzielenie się wiedzą.

Następnie trzeba wykonać analizę ekonomiczno-finansową oraz sprawdzić, czy projekt jest opłacalny. Jeśli projekt przejdzie ten etap (po ewentualnych poprawkach) z oceną pozytywną, należy przejść do etapu trzeciego.

Trzeci etap polega na wdrażaniu projektu, czyli przystąpieniu do jego realizacji.

Realizacja projektu powinna być na bieżąco monitorowana, a występujące problemy rozwiązywane. Należy trzymać się harmonogramu, ewentualnie modyfikować go w zależności od przebiegu działań.

Istotne jest organizowanie spotkań grup projektowych, gdzie byłaby możliwość wymiany doświadczeń, uwag dotyczących sposobu działania etc.

Ostatnim etapem jest zakończenie projektu i podsumowanie.

Na tym etapie ustala się, czy projekt zakończył się sukcesem oraz jakie efekty spowodował. Analizuje się popełnione błędy i określa się, jak można było ich uniknąć. Powinno się również zwrócić uwagę na czynności, które przebiegły sprawnie i zdefiniować procesy, które ułatwiają przeprowadzanie niektórych czynności.

Efektywne zarządzanie projektem zwiększa szansę na jego powodzenie. Angażując własny czas lub pieniądze zawsze powinniśmy zaplanować swoje działania i podjąć się kontroli ich realizacji. Dobry pomysł jest kluczem do sukcesu, ale trzeba również zwrócić uwagę na opłacalność jego realizacji.

Źródła:

http://www.otop.org.pl/uploads/media/animatorzy_przyrodniczy/materialy_do_pobrania/zarzadzanie_projektami.pdf

http://nf.pl/kariera/7-zasad-efektywnego-zarzadzania-projektem,2,13142,192