Jak zmniejszyć koszty prowadzenia firmy? To pytanie często pada w rozmowach między przedsiębiorcami. Do wprowadzenia oszczędności w firmie niezbędna jest wiedza na temat kształtowania się kosztów w poszczególnych okresach.

Większa firma ma więcej możliwości obniżenia kosztów, ale niewielkie działalności gospodarcze też posiadają niemałą liczbę opcji. Poniżej zostały podane przykładowe formy oszczędzania w firmie, które nie wiążą się z obniżeniem jakości produktów lub zwolnieniem pracowników.

1. Negocjacje

Okazja do negocjacji pojawia się już przy podpisywaniu umowy o wynajem lokalu. Można wynegocjować niższy czynsz w niektórych miesiącach, w których przedsiębiorstwo generuje niższe przychody (działalność sezonowa) lub nawet zwolnienie z czynszu w pierwszym miesiącu (np. na potrzeby remontu). Wszystko zależy od kontaktu z właścicielem wynajmowanego lokalu. Każdy remont, który podnosi wartość nieruchomości można zazwyczaj odliczyć od opłaty czynszowej.

Negocjacje można prowadzić również z hurtowniami, od których zamawiamy towary lub materiały. Cena może zostać obniżona, termin zapłaty może ulec wydłużeniu lub dostawa zamówienia może być całkowicie darmowa. Wszystko zależy od uzgodnień z hurtownią, której zależy na sfinalizowaniu transakcji. Warto pamiętać, że zamawiając więcej, otrzymujemy więcej rabatów (np. uzyskujemy niższą cenę jednostkową).

2. Bezpłatne konto firmowe w banku

Założenie i prowadzenie konta firmowego w banku może wiązać się z szerokim wachlarzem opłat.

Należy znaleźć takie konto, w którym opłatom nie podlegają usługi, z których najczęściej korzystamy (np. przelewy, przelewy do ZUS i US, wypłata gotówki). Ważne jest, aby koszty stałe rachunku nie były wysokie. Na rynku można znaleźć konta, których otwarcie i prowadzenie jest bezpłatne oraz nie ma opłaty za posiadanie karty płatniczej.

3. Outsourcing księgowości

Działy firmy, które generują zbyt duże koszty, można zlikwidować, a zadania, które wykonywały, zlecić specjalistycznej firmie zewnętrznej. Często bardziej opłacalne jest zlecenie prowadzenia księgowości firmy do biura rachunkowego, niż zatrudnianie księgowego lub utrzymywanie całego działu księgowości.

4. Podwyższanie kosztów w firmie w celu obniżenia podatku dochodowego
   

Większy dochód przedsiębiorstwa to również większy podatek do Urzędu Skarbowego. W ostatnim miesiącu kwartału lub w ostatnich dniach miesiąca (w zależności od wybranej formy płacenia podatku dochodowego) warto śledzić wysokość podatku. Jeśli jego wartość jest zbyt wysoka, można ją obniżyć poprzez zwiększenie kosztów (np. zrobienie większych zakupów do firmy).

5. Zmiana operatora sieci komórkowej

Należy porównać oferty kilku operatorów sieci komórkowych działających na rynku i wybrać najkorzystniejszą (dopasowaną do naszych potrzeb i w dobrej cenie). Jeżeli podpisaliśmy już umowę, ale niedługo dobiega ona końca, warto ponownie przeszukać rynek i porównać oferty. Można umowę przedłużyć, jeśli operator przedstawi nam lepsze warunki niż konkurencja.

6. Tańsza woda

Warto pomyśleć o zakupieniu dystrybutora wody do biura. To rozwiązanie jest tańsze niż kupowanie wody butelkowej.

7. Koszty pracy

Koszty zatrudnienia pracownika na umowę o pracę są wysokie. Jeżeli potrzebujemy zatrudnić nowego pracownika, dobrym pomysłem jest skorzystanie z dofinansowań z Urzędu Pracy. Instytucja oferuje, np. program stażowy, w ramach którego do przedsiębiorstwa zatrudniany jest stażysta, który otrzymuje wynagrodzenie z Urzędu Pracy. Taki program trwa kilka miesięcy (nawet do 9), a po jego zakończeniu powinno się zatrudnić osobę do firmy. Innym programem jest doposażenie miejsca pracy.

W ramach niego można ubiegać się o doposażenie miejsca pracy dla nowego (bezrobotnego) pracownika.

Zamiast zatrudniać pracownika na umowę o pracę, można zatrudnić go na umowę zlecenie lub o dzieło, są to niższe koszty. Często w okresie wakacyjnym studenci chętnie podpisują takie umowy. Na takiego pracownika w ogóle nie trzeba płacić składek do ZUS.

8. Inne oszczędności w biurze

Koszty zakupu papieru biurowego, tuszu do drukarki, drogiego oprogramowania można zmniejszyć.

Akcesoria biurowe można zamówić przez Internet, gdzie cena jest niższa niż w sklepach stacjonarnych. Warto porównać ceny w porównywarkach internetowych.

Dostępne są darmowe zamienniki drogiego oprogramowania, np. OpenOffice to darmowy program do tworzenia dokumentów. Nie trzeba wydawać dużych pieniędzy, aby móc korzystać z przydatnych programów.

Koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa można zmniejszyć często o kilkadziesiąt, kilkaset złotych miesięcznie. W skali roku może być to niemała suma.

Nie warto przepłacać. Warto korzystać z okazji do oszczędzania.