Każdy wniosek o dotacje posiada listę tzw. kosztów kwalifikowalnych (czasem określanych kwalifikowanymi). Z punktu widzenia wnioskodawcy są one bardzo ważne, ponieważ to właśnie te koszty podlegają refundacji ze środków unijnych.

Niestety w praktyce nie ma jednego wykazu kosztów kwalifikowanych dla wszystkich dotacji unijnych, więc tak naprawdę w każdym programie mogą się one znacząco od siebie różnić.

Dodatkowo, to co w pierwszym naborze może być wydatkiem kwalifikowanym, w drugim może już nim nie być. Przyczyną tego jest fakt, że instytucje odpowiedzialne za przyznawanie dotacji często dokonują zmian w zakresie takowych kosztów. Najważniejszą zasadą jest jednak występowanie danego kosztu w konkretnym czasie. Oznacza to, że wszelkie wydatki mogą być poniesione dopiero po momencie złożenia wniosku o dotację, a nie przed tym okresem.

W zależności od województwa, konkursu czy formy prawnej beneficjenta, można otrzymać środki w wysokości od 20% do nawet 100% kosztów kwalifikowalnych.

Koszty kwalifikowalne to np.: 

• koszt audytu (jeżeli jest on konieczny)
• koszt obsługi rachunku bankowego projektu
• koszty używania telefonów komórkowych w projekcie
• zakup dodatkowego oprogramowania (MS Office)
• dostęp do Internetu
• wydatki na marketing projektu – w tym materiały informacyjne i promocyjne
• opłaty notarialne
• opłaty za przesyłki pocztowe
• koszty wynajmu lub leasingu sprzętu – używanego w projekcie, ale ponoszone tylko w trakcie jego realizacji
• wydatki związane z prowadzeniem dokumentacji projektu
• koszty doradztwa prawnego, ale tylko wtedy, gdy są bezpośrednio związane z projektem i są one niezbędne do jego wdrażania i realizacji – tzn., że bez ich przeprowadzenia i wykonania projekt nie zostałby zrealizowany
• składniki podatkowe (podatek dochodowy, ZUS) związane z zatrudnieniem personelu (na umowę o dzieło, zlecenie, pracę)

Nie zaliczamy do nich z kolei np.:

• kosztu przygotowania wniosku
• zakupu nieruchomości
• naprawy sprzętu
• pożyczki i spłaty rat lub odsetek
• mandatów, opłat karnych, wydatków procesów sądowych
• wydatków nie odnoszących się bezpośrednio do projektu
• wydatków nieudokumentowanych

Pamiętać jednak trzeba, że przez każdym składaniem wniosku o dotacje warto sprawdzić w odpowiednim dokumencie, które koszty musimy pokryć ze środków własnych, a które zostaną dofinansowane przez unię. Dlatego niezmiernie ważne jest zrozumienie czym są koszty kwalifikowalne.